Image One

Shared Email Address On Exchange Server 2007

Image OneShared Email Address là một khái niệm mới trong Exchange Server 2007, có nghĩa là 1 địa chỉ email có thể được gán cho nhiều mailbox. Lấy ví dụ, công ty bạn có địa chỉ email là info@msopenlab.com, nhu cầu đặt ra là bạn muốn một số user truy cập vào hộp mail này để check mail và trả lời e-mail. Nhưng khi các user này trả lời thư thì dòng From sẽ là địa chỉ email của user và bạn không biết là user nào đã reply cho e-mail đó???

Để giải quyết nhu cầu trên. Chúng ta có 2 giải pháp sau:

Giải pháp 1:
Bạn tạo 1 distribution group info@msopenlab.com , sau đó bạn add những user mà bạn muốn nhận mail làm thành viên group này. Như vậy khi một người gửi mail tới địa chỉ info@msopenlab.com thì những thành viên của group sẽ nhận được e-mail đó. Nhưng làm sao biết được ai đã reply mail, chỉ có cách duy nhất khi 1 user trả lời e-mail thì sẽ CC hoặc BCC cho những user còn lại biết.

Giải pháp 2:
Share E-mail Address, bạn tạo 1 địa chỉ email address info@msopenlab.com . Sau đó bạn gán quyền cho 1 số user để có thể đọc được hộp mail này. Trên hộp mail info@msopenlab.com, bạn tạo 1 folder tùy ý, trong folder này sẽ có những folder con lần lượt chứa tên những user có thể đọc hộp mail. Khi 1 user nào đó nhận mail, user đó sẽ copy lá mail vào trong thư mục tương ứng với tên của mình, sau đó nếu user nào trả lời thì sẽ reply lại trên chính folder đó. Như vậy, căn cứ vào những thư mục tên của user chúng ta sẽ biết được user nào đã reply mail nào.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày cách cấu hình Share E-mail Address. 

Bài lab bao gồm các bước:

1. Gán quyền cho user để có thể truy cập shared email address
2. Gán quyền cho user để có thể gửi mail bằng địa chỉ của shared email address
3. Tạo shared email address trong mailbox của user
4. Kiểm tra gửi và nhận mail

II. Thực hiện:
- Tạo địa chỉ email address: Info@msopenlab.com

image002.jpg
 
1. Gán quyền cho user có thể truy cập vào Shared Email Address:
Giả sử bạn muốn cho 3 user: hoangtt, trongnm và hieudd có thể truy cập vào shared email address: info@msopenlab.com
- Mở Exchange Management Shell, gõ lệnh:
Add-MailboxPermission –Identity Info –User hoangtt –AccessRights FullAccess 

image003.jpg
- Làm tương tự cho 2 user trongnmhieudd

image004.jpg

2. Gán quyền cho user có thể gửi mail bằng địa chỉ của Shared Email Address:
- Mở Exchange Management Shell, gõ lệnh

Add-ADPermission info –User “MSOPENLABhoangtt” –ExtendedRights “send as”

image001.jpg
- Tương tự bạn làm cho các user còn lại

image002.jpg
 
3. Tạo shared email address trong mailbox của user:
- Log on user HOANG THUY TRAN, vào menu Tools, chọn Account Settings…

image006.jpg
- Trong hộp thoại Email Accounts, bạn nhấn chọn Change… 

image007.jpg
- Trong hộp thoại Change E-mail Account, nhấn More Settings…

image008.jpg
- Qua tab Advanced, bạn add vào hộp mail info@msopenlab.com, nhấn Apply, sau đó nhấn OK

image010.jpg
- Lúc này bạn sẽ thấy trong mailbox của user HOANG THUY TRAN sẽ xuất hiện thêm mailbox của info@msopenlab.com.
- Tương tự bạn add mailbox info@msopenlab.com cho 2 user còn lại :TRONG MANH NGUYEN và HIEU DAO DUY
Việc tiếp theo chúng ta sẽ tạo các folder tương ứng với từng tên user trên mailbox Info.
- Chuột phải vào Mailbox – Info, chọn New Folder…

image011.jpg
- Trong hộp thoại Create New Folder, bạn đặt tên là Tracking, sau đó nhấn OK

image012.jpg 
- Chuột phải vào folder Tracking, chọn New Folder…
 image013.jpg
- Bạn lần lượt tạo ra những folder tương ứng với tên của các user. Ví dụ: HOANG THUY TRAN. Sau đó bạn nhấn OK

image014.jpg
- Tương tự, tạo thêm 2 folder TRONG MANH NGUYENHIEU DAO DUY cho 2  user còn lại

image015.jpg

4. Kiểm tra gửi và nhận mail:
- Bạn log on user HUE TRAN VAN. Sau đó add thêm mailbox info@msopenlab.com vào, bạn sẽ thấy bị báo lỗi (do user này không có quyền trên mailbox info@msopenlab.com)

image016.jpg
- Nhấn chọn Create Mail, điền nội dung, tiêu đề thư và gửi tới địa chỉ info@msopenlab.com

image028.jpg
- Log on user TRONG MANH NGUYEN. Bạn sẽ thấy có 1 mail trong inbox của hộp mail Info. Copy mail này vào folder TRONG MANH NGUYEN, sau đó nhấn Reply

image029.jpg
- Điền nội dung, và nhấn Send để gửi. Bạn để ý sẽ thấy ở dòng From sẽ không hiện địa chỉ mail của bạn mà hiện địa chỉ Info@msopenlab.com

image030.jpg
- Log on user HOANG THUY TRAN, bạn sẽ thấy có 1 mail trong info@msopenlab.com, đi vào từng thư mục tương ứng với các tên user, bạn sẽ biết được user nào đã reply mail nào

image034.jpg

image035.jpg

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>